51e FFAP à Saint Malo du 2709 au 011017

[Frédéric DENIS]

Bonjour

 

Voici les chiffres pour Nancy

 

Dépenses : 191600  (dont salles/secu : 64000  & artistes (cachet / charges /hôtel / déplacement) : 58500 )

 

Recettes : 198169 (j’ai retiré les subventions qu’on a eu)

Entrée : 134560 (dont celles à la journée)

Pass (107)  : 2140

Diner (238)  : 20230

Places de galas (close-up / enfant / scène ) : 12977

Marchand 19485

Ffap coté pro 400

Pub programme / flyer et site : 2500

Annulation (les frais qui sont gardés) : 1400

Intérêt (les sommes sont placées ) : 677

Du coup, c'est faisable d'equilibrer

Mais je pense également qu'il faut augmenter les entrée pour être plus serein et continuer à proposer des congrès de qualité 

frederic 

[Thierry SCHANEN]

Il y a 4 heures, Alex' a dit :

Et faire le congrès plusieurs années de suite au même endroit ne serait pas envisageable ? Il y aurait une plus grande marge de manoeuvre pour négocier les différents tarifs (palais des congrès, restaurants, hôtels etc..).

Blackpool fonctionne comme cela depuis plus de 60 ans et le succès est toujours au rendez-vous !

Blackpool est un congrès à caractère "privé" organisé exclusivement par me club de Blackpool, comme la braderie magique du Nord Magic Club, ou le congrès Masters of Magic à Saint Vincent. Les congrès FFAP sont organisés par les amicales régionales et sont donc appelés à changer de région... Il a déjà été étudié l'idée de garder un lieu plusieurs années mais n'a pas abouti (manque de combattants). Organiser un congrès loin du lieu d'habitation des organisateurs est très compliqué et engendre des frais de déplacement importants car tout ne peut pas se régler par skype.

[David VANDAMME]

Bonsoir tous le monde.

Juste un petit mot au sujet du gala de clôture. 
Je vais peut-être pas me faire des copains mais nous désignons un(e) champion(ne) de France de magie non .
alors qu’est ce que c’est que cette remise de prix honteuse . Ok il y a un timing à respecter je le comprends très bien ainsi que le décors des mangeurs de lapins déjà en place mais franchement ça coûte quoi d’ouvrir le rideau même à moitié et d’avoir une table avec les trophées mis en valeur une petite musique de fond et 2-3 confettis lors du sacre du champion de France .
Déjà que les candidats paient leurs entrées au congrès (je trouve cela honteux mais bon) mais même si cette année en Close-Up et scène on a connu mieux, reconnaissons leur courage pour se présenter devant une salle rempli de magiciens en leur offrant un minimum de reconnaissance et de gloire. 
Se retrouver sur le bord de la scène de quelques centimètres ne pas pouvoir y mettre tout le monde ou presque sans musique sans lumière d’ambiance ça donne vraiment pas envie de monter un numéro et de le présenter.

Bien sûr ce n’en reste que mon avis mais je pense qu’il faudrait vraiment travailler sur la remise de prix qui ne met pas (voire même dégradé) l’image de la FFAP. 

[Danilsen]

C'est bien pour ça que l'an prochain il y aura  des PomPom Girls

[Frédéric DENIS]

Il y a 9 heures, David V a dit :

Bonsoir tous le monde.

Juste un petit mot au sujet du gala de clôture. 
Je vais peut-être pas me faire des copains mais nous désignons un(e) champion(ne) de France de magie non .
alors qu’est ce que c’est que cette remise de prix honteuse . Ok il y a un timing à respecter je le comprends très bien ainsi que le décors des mangeurs de lapins déjà en place mais franchement ça coûte quoi d’ouvrir le rideau même à moitié et d’avoir une table avec les trophées mis en valeur une petite musique de fond et 2-3 confettis lors du sacre du champion de France .
Déjà que les candidats paient leurs entrées au congrès (je trouve cela honteux mais bon) mais même si cette année en Close-Up et scène on a connu mieux, reconnaissons leur courage pour se présenter devant une salle rempli de magiciens en leur offrant un minimum de reconnaissance et de gloire. 
Se retrouver sur le bord de la scène de quelques centimètres ne pas pouvoir y mettre tout le monde ou presque sans musique sans lumière d’ambiance ça donne vraiment pas envie de monter un numéro et de le présenter.

Bien sûr ce n’en reste que mon avis mais je pense qu’il faudrait vraiment travailler sur la remise de prix qui ne met pas (voire même dégradé) l’image de la FFAP. 

Je suis d'accord; cela a été imposé par l'équipe organisatrice à cause du décor 

Mais le rideau etait ouvert pour le début de la cérémonie Avec le décor des mangeurs de lapin caché; on aurait donc pu le laisser ouvert 

la cérémonie de clôture ce sont les prix ffap et je trouve que ça a été fait en catimini 

[Vincent DELOURMEL]

David,

Tu as entièrement raison : cette partie là, de cette façon, n'a pas été bonne.

Je vais expliquer les raisons : au départ, notre contrainte est budgétaire : on a un cahier des charges très dense avec un budget limité sur lequel on n'a pas vraiment de marge de manoeuvre. Je précise que le Congrès de Saint Malo est le premier via la structure Congrès (qui est une très bonne idée à mon avis) où nous ne pouvons faire entrer de l'argent que via les ventes d'entrées. On dépend donc quand même beaucoup (trop) du gala public.

A un moment donné, on voit bien ces dépenses qui dépassent les recettes. J'ai pris deux décisions :

1) Ouvrir le balcon supérieur où on ne voit pas bien pour y reléguer les bénévoles avec leur accord et récupérer des places pour les pass journées
2) Rendre l'espace supérieur le dimanche et faire la conférence de Luke Jermay dans l'auditorium.

Je récupère en gros 1500 euros de cette façon. Et je me donne la possibilité aussi de prévenir les entrées à la journée.

Les Mangeurs de Lapins, c'est 4h00 d'installation. Quand je leur dis qu'ils vont devoir faire ça en deux temps car on a une conférence, ils apprécient moyen. Là où je me retrouve face à un imprévu, c'est quand j'apprends que Luke Jermay a besoin d'une heure de préparation : je n'ai jamais reçu de fiche technique de Luke.

Du coup, le dimanche matin, c'est la gestion de cet espace qui pose problème : il faut éviter les tensions (il y en aura quand même), contenter tout le monde et faire en sorte que tout se déroule bien.

Sachant que derrière, nous, toujours pour équilibrer le budget, on a un gala public à refaire et on doit rendre la salle à 23h00 : sinon, là aussi, on paye des suppléments.

Donc les Mangeurs de Lapins, amputés d'une partie du temps de leur mise en place (ils sont arrivés à 7h30 ce jour là), ont besoin de retrouver ce temps quelque part. Soit environ 30 mn. La seule solution ? Pendant le gala de clôture.

Donc, pendant qu'on remettait les prix, les Mangeurs de Lapins terminaient leur installation et leur préparation.

Et on avait aussi cette seconde contrainte : commencer à l'heure pour démonter à l'heure et enchaîner sur le gala public.

Autre point négatif : j'apprends le matin le nombre de prix remis ; avec William on s'étaient mis d'accord sur une remise de prix de 40 mn. Je suis parti sur 45 mn. Derrière moi j'ai des gars qui sont calés pour tout le reste et pour respecter les horaires. Et quand je vois le nombre de prix (une vingtaine) je sais que ça va être super chaud. Je négocie avec tout le monde sur le plateau pour trouver une solution.

Voilà pourquoi on a fait ça comme ça ; normalement on aurait dû terminer évidemment par la vidéo de Arcachon mais juste pour vous dire que sur ce type d'événement il y a évidemment une partie qui se fait en totale réaction. On trouve la moins pire des solutions.

Mais je suis entièrement d'accord ; moi le premier je n'étais pas super rassuré de voir tout ce petit monde en bord de scène.

Une toute autre réflexion à ce sujet : distribuer autant de prix, à mon avis, dilue complètement l'impact du premier prix. Et ça devient illisible. C'est le choix de la FFAP, mais à mon avis il faudrait revenir à des fondamentaux : 3 prix max. Avec peut être une rapide interview du lauréat une mise en scène sympa etc.

La cérémonie de remise, malgré la pression énorme qu'on a mis à Serge (et il m'en excusera), a pris plus d'une heure.

Donc j'en reviens à ce que j'explique depuis le début : la gestion financière de ce Congrès est obsolète. On fait les choses à l'envers. Dans n'importe quel événement, on détermine le prix d'un ticket d'entrée sur une base prudentielle liée au remplissage (en général 60%). On définit de cette façon le tarif idéal. Après on peut ajuster : l'avantage avec le Congrès FFAP, c'est que le public est relativement connu, fidèle et on sait à peu près combien d'entrées il y aura (on est parti sur 650 puis 700).

Dans tous les cas, comprenez bien que les entrées du Congrès et des Marchands ne couvrent pas le coût final. Dans notre cas, même avec plus de 200 repas et plus de 150 pass magiques, on ne couvraient pas.

Pas de possibilité de subvention car nous n'étions pas en association : le Congrès de Saint Malo est géré par la structure Congrès, dépendant de la FFAP, à Paris.

La seule marge de manoeuvre : le gala public.

Saint Malo est une petite ville : on a fait venir plus de 300 personnes et oui, on aurait voulu (et dû) en faire venir au moins le double.

Fred annonce une recette gala public à Nancy de 13 000 euros. On a fait un peu plus de 8000. Sauf que Nancy et Saint Malo, ça n'est pas non plus la même densité. Et même à 13 000 euros de recettes, on ne couvrait pas les dépenses.

Conclusion : pour organiser sereinement ce type de Congrès, il faut revoir le coût et/ou le cahier des charges.

Ou alors profiter de villes qui offrent le Palais des Congrès (ou tout autre lieu).

C'est aussi une façon de vous dire que l'équipe de Saint Malo (CMB) a été formidable car malgré cette pression que nous avions tous, nous avons privilégié votre accueil et votre confort tout au long du Congrès.

Et l'occasion de rendre évidemment hommage à tous les anciens (et futurs) clubs organisateurs qui ont souvent dû faire preuve d'ingéniosité pour organiser ce moment.

Modifié 13 octobre 2017 par Vincent D.

[Calix]

Pouahh, quel stress.. J'imagine la pression, le stress, de l'équipe organisatrice. Chapeau à vous.

[Frédéric DENIS]

il y a 55 minutes, Vincent D. a dit :

Autre point négatif : j'apprends le matin le nombre de prix remis ;

 Et quand je vois le nombre de prix (une vingtaine) je sais que ça va être super chaud.

Une toute autre réflexion à ce sujet : distribuer autant de prix, à mon avis, dilue complètement l'impact du premier prix. Et ça devient illisible. C'est le choix de la FFAP, mais à mon avis il faudrait revenir à des fondamentaux : 3 prix max. Avec peut être une rapide interview du lauréat une mise en scène sympa etc.

Bonjour, 

 

Je vais juste répondre sur ma partie : les concours

Chaque année il y a le même nombre de prix donc ce n'est pas normalement une découverte.

La cérémonie se déroule en plusieurs phases. 

Les prix non FFAP : les 2 prix du CIPI (ils offrent des stages) / le prix gérard souchet (il offre un contrat / et parfois le prix FFFF. Le prix Ali bongo et parfois aussi remis lors de la cérémonie de clôture

Chacun y va de son petit mot donc ça prend quelques minutes par prix.

Cette année il y a eu la remise des spectacles de l'années 3 prix avec des extraits vidéos. Souvent cette partie n'est pas faite pendant le congrès et fait l'objet d'une cérémonie particulière. Pour moi cela n'a pas forcément sa place à ce moment là du congrès. 

Nouveauté 2017 il y a le trophée pierre brahma (trophée du public)

Ensuite c'est le palmares officiel des championnats de France  : cette année 12 prix + les 2 titres de champion de France. 

Faire juste 3 prix n'est absolument pas faisable. Il y a plus d'une dizaine de catégories possible avec dans chaque catégories la possibilité d'avoir des prix. N'oublions pas que ce sont les championnats de France FFAP et pas un concours régional et que nous appliquons aussi les critère FISM

Pour finir, l'année dernière nous avions prévu d'engager Enzo Weyne pour le gala de clôture mais au final nous n'avons pas pu le faire car il n'aurait pas eu le temps d'installer et répéter. Du coup notre choix d'artiste s'est fait en fonction du timing disponible. C'est la que ce n'est pas simple d'organiser car au dela des containtes financières et artistiques il y a plein d'autre facteurs à prendre en compte.

[Bernard GINET]

Vincent,

J'aimerais bien que toi qui a tant de solution, tu m'expliques comment la FFAP qui est une association loi de 1901, donc dispensée de TVA, peux récupérer une TVA à 20 % ?

D'autre part quand St Malo a accepté de faire le 51 E Congrès FFAP, tu t'es engagé sur un budget.

Personne ne t'as mis le couteau sous la gorge et c'est toi et ton équipe qui ont fait le budget prévisionnel voté lors de l'A.F. de la FFAP. Comment peux tu maintenant dire que c'était un budget irréalisable et que c'est normale de faire une perte de plus de 13 000 € qui met en danger l'équilibre financier de la fédération ?

Pourquoi après avoir dit oui à Hugues Protat pour faire le Numéro de Pierre Brahma en hommage a sa disparition lors du gala d'ouverture et avoir dit non 72 heures avant en donnant des prétextes qui ne tromperais pas un gamin de 5 ans?

Bernard GINET

Trésorier FFAP 

[Woody (Philippe)]

Bon alors moi je lis les réponses de Vincent, les interventions de Frédéric et patati et patata et, comme l'ami Calix, je (re)dis chapeau les gars (entendez par là, toute l'équipe organisatrice). 

Je n'étais pas à St-Malo - à mon grand regret - mais, contrairement à ce que j'ai entendu dire d'autres congrès, celui-ci était particulièrement réussi (mes camarades congressistes ne m'en ont dit que du bien).

Sinon, je sais plus si j'ai lu ou pas que les bénévoles de l'équipe organisatrice devaient payer leur inscription au congrès comme tout le monde. Si tel est le cas, budget ou pas, je trouve cela choquant. Tu sues sang et eau et en plus tu dois raquer ? 'tain... (et si ce n'est pas le cas, je vous prie de m'excuser, je n'ai rien dit..  ) .

W.

Modifié 14 octobre 2017 par Woody