51e FFAP à Saint Malo du 2709 au 011017

[Vincent DELOURMEL]

Merci Woody !

Alors pour être tout àa fait clair : oui au départ les bénévoles devaient payer leur Congrès et certains l'avaient d'ailleurs payé. William a réussi à obtenir l'idée que les bénévoles de niveau 1, ceux qui s'investissaient depuis le début et durant tout le Congrès, soient invités. Merci à lui et du coup à la FFAP qui a accepté le principe.

Sinon, Bernard,

Alors techniquement, je ne me suis engagé sur rien car je n'ai absolument jamais rien signé. Aucun contrat avec la FFAP ne me lie, ni ne lie le CMB en aucune manière.

Le budget prévisionnel est une feuille de route et rien de plus. C'est pour ça qu'on appelle ça un prévisionnel. Pour tout te dire, quand j'ai dû présenter ce budget, je me suis retrouvé comme les autres avec un cahier des charges avec au final très peu d'infos. Ce qui fait que j'ai présenté un budget très irréaliste à moins de 130 000 euros. Budget revu et corrigé d'abord par William (qui connaît très bien tout ça) puis par Marc.

Donc déjà, si tu veux, en 2014, j'ai demandé pour m'aider les budgets et résultats des précédents congrès. Le fait est qu'il n'y avait rien. Donc, clairement, un budget à la louche, affiné par des connaisseurs (William suit les Congrès depuis plus de 10 ans). J'ai en effet approuvé : après tout, je découvrais et si William me disait qu'un Congrès c'était plutôt aux alentours de 180 000 euros, alors je ne pouvais que le croire. Avec à l'époque, cependant, Christophe Guedeu, comptable de métier, on a quand même remonté l'info que c'était quand même super chaud de fonctionner sur un budget qui s'équilibrait sur des prévisions maximales.

Mais, et là je te réponds, comme la FFAP s'engageait sur ce budget dans le sens où elle assumait les pertes, que de toute façon nous ne devenions que "organisateur" sous la responsabilité de la cellule, sans compte propre (je n'ai jamais eu ni de carnet de chèque, ni d'accès aux comptes du Congrès), on peut en déduire que la FFAP a engagé sa responsabilité sur ce budget, celui de son congrès. Et moi mon engagement a surtout été d'organiser tout ça dans le cadre d'un cahier des charges qui, rapidement, s'est avéré bien lourd. Et surtout sans procédure établie précise qui aurait permis d'économiser pas mal d'argent.

Mais ça, mon cher Bernard, tu ne le sais pas car tu as pris le train en route : il y a plus d'un an qu'on a tiré la sonnette d'alarme. Et qu'en effet on a fait des propositions. Parce qu'on voyait bien que même si on remplissait ça allait être super compliqué.

Et dis toi bien que ce budget a été calculé sur des chiffres qu'on nous a donné, à savoir qu'un congressiste rapportait 165 euros en moyenne. En réalité, plutôt 150 ou 155. Donc dès le départ, le prévisionnel est faux.

Alors moi je te pose une question toute bête : comment se fait-il qu'arrivé au 51ème Congrès, on ne sache pas exactement, au centime près, combien rapporte un congressiste ?

Concernant la TVA : ta question est intéressante, mais il y a deux choses :

- on a largement expliqué tout ça lors d'échanges avec la FFAP il y a un an. Tu n'étais pas là, mais j'avais fait faire une simulation via mon expert comptable, un peu spécialiste de l'événementiel, et on avait anticipé un gain potentiel de 10 à 20000 euros. La fourchette est large car on manquait d'éléments.

- une association par défaut est exonérée de TVA, notamment sur la partie non lucrative : les adhésions par exemple, censées couvrir les dépenses annuelles (budget à 0 en fin d'année). Dans le cadre d'activités lucratives, comme un Congrès par exemple où il y a bien une activité commerciale (on vend, on transforme etc), l'association est soumise évidemment à certaines règles d'impositions (qui peuvent varier). Surtout, elle peut faire le choix de TVA.

Ensuite, la TVA : elle n'est pas la même suivant si l'organisme commercialise des biens physiques (mugs par exemple) ou des événements. Dans tous les cas, il y a bien longtemps que la FFAP n'est plus une association à but non lucratif : sa boutique en ligne est bien le signe d'une activité commerciale. C'est une entreprise ! Qui cherche à faire du bénéfice : c'est exactement ce qu'on nous a demandé quand on a accepté d'organiser le Congrès : faire du bénéfice.

J'espère que ça répond à ta question ? Personnellement, et je l'ai dit et redit, c'est une erreur de ne pas choisir d'être soumis à la TVA dans le cas où on cherche à économiser, équilibrer ou carrément faire du bénéfice. Ne serait-ce que sur le gala public avec une TVA réduite et sur les galas qu'on pourrait décorréler du Congrès. Bon, il faut être honnête jusqu'au bout : c'est une autre gestion qui, quelque part, attire l'attention du Fisc. Potentiellement accepter l'idée d'un contrôle fiscal. Mais si la gestion est clean, pas de souci.

Et pour ta dernière question : non, personne ne m'a mis le couteau sous la gorge. Juste l'impression d'avoir accumulé des tas d'handicaps. Mais j'assume tout, pas de problème. Et dans tous les cas, nous sommes bien évidemment les premiers désolés des pertes liées à ce Congrès.

Pour tout te dire, nous nous faisions une grande joie d'organiser ce moment. Avec, sous la main, un panel de professionnels de l'événementiel :

- Dominique Harley, ancien dirigeant d'une boîte de com et d'événementiel
- Gérard Souchet, directeur du plus gros festival de magie français depuis 10 ans
- Yohann Gauthier, magicien professionnel, responsable plateau du dit Festival depuis longtemps
- Sylvain Guillaume, magicien professionnel
- Guillaume Lancou, Pierre Binard et Steeve, régisseurs lumière, son et général du Festival de magie
- Moi même, qui organise des événements professionnels depuis plus de 15 ans et accessoirement très impliqué depuis le début dans l'organisation du Festival de Gérard.
- Et le plus important, l'incroyable richesse du Cercle Magie Bretagne, avec des jeunes motivés, qui avaient envie d'apprendre, et des anciens prêts à s'investir. J'étais personnellement emballé de contribuer à la FFAP que j'ai toujours soutenue et défendue (enfin jusqu'à cette année )

Donc oui, clairement, perdre de l'argent est un bel échec pour nous. Mais la question qu'il faut se poser c'est : est-ce que ce Congrès pouvait en gagner ? Nous on a fait le max avec les moyens qu'on a eu à notre disposition.

Sérieusement, comment est-il possible aujourd'hui de faire des inscriptions à la main ? De placarder dans son salon un plan d'une salle et cocher les places réservées ? Et se retrouver chaque mois avec une différence quand on compare notre plan avec le nombre de places achetées que William lui, entre dans son logiciel Dolibarr ?

Comment est-ce possible, en 2017, de ne pas avoir à disposition une base de données complète et fiable des acheteurs des Congrès précédents ? Je sais que tu y travailles, et c'est une excellente idée. Mais enfin...

Comment expliquer que pour faire la promo du Congrès on doive s'appuyer sur un site Wordpress qui renvoie ensuite sur le site FFAP où se font les ventes ? Que de ce site on ne peut pas gérer une base d'emails automatiquement ? Alors que ça fait quand même plus de 15 ans qu'on sait faire des sites dynamiques ? Excuse moi, Bernard, mais la FFAP vit encore au 20ème siècle. Elle a raté le virage du 21ème. C'est sûrement pour ça que peu de jeunes s'inscrivent.

Pour conclure, si tu veux, d'un point de vue organisation, je crois qu'on a fait les choses comme il le fallait. Je pense aussi que nous sommes dans le prévisionnel des dépenses que la FFAP (et nous même) avions prévu. Mais que les recettes, notamment liées au gala public et aux entrées marchands, sur lesquelles nous n'avons malheureusement pas toutes les clés, n'ont pas été à la hauteur de nos prévisions (espérances). Les marchands par exemple : si certaines pointures n'ont pas voulu venir, ça n'est pas de la faute de notre organisation : ça n'est pas nous qui imposons l'achat d'un stand et d'une place au congrès malgré qu'on sait très bien qu'ils ne verront rien. Quand on appelle un marchand, que ce marchand nous dit que la FFAP c'est fini car pas rentable, que faire ? Malgré tout, je crois savoir que notre équipe s'est plutôt mise les marchands dans la poche. Tant mieux c'était la consigne.

Et pour terminer, comme ça tout le monde saura tout et c'est tant mieux, car je suis pour la totale transparence : tu me parles de Hugues. Et de prétextes de gamin. D'abord, cher Bernard, je pense que tu n'as pas les bonnes infos et je vais te les donner puisque je suis le seul responsable.

Quand Pierre est décédé, Gérard me suggère l'idée d'un hommage avec Hugues. Au même moment, Serge Odin me contacte pour la même idée. Je lui rappelle que nous n'avons plus de budget et je préfère que le Président FFAP contacte Hugues pour lui en toucher 2 mots. Ce qu'il fait. Là c'est à moi d'enchaîner et je contacte Hugues que je connais très bien. Il me dit que ça n'est pas simple car il faudrait qu'il retravaille ce numéro : mais il est emballé. Je lui parle dans tous les cas d'un plan B : une vidéo de Pierre Brahma.

Hugues est très occupé en ce mois de septembre : entre les obsèques de Pierre, l'équipe de France de Magie, il lui faut trouver du temps. Je viens aux nouvelles, je lui réitère l'idée que si ça n'est pas faisable, on part sur la vidéo.

J'apprends entre temps une contrainte que je n'avais pas prévue : des éclairages latéraux. Car bien évidemment, jongler avec des pièces avec un éclairage de face est impossible. Je me renseigne auprès de l'équipe technique : il ne nous est pas possible de démonter des éclairages sauf si on repasse par les régisseurs du palais : ça demande du temps et de l'argent. On n'a ni l'un, ni l'autre. Ou alors on réserve des éclairages en plus sur notre budget. Encore une fois, je n'ai plus de budget.

Avec Gérard on en parle et on cherche des solutions. Entre temps, Yohann, responsable plateau et en charge des filages des artistes m'informe qu'on est complètement ric rac en timing : les différentes fiches techniques sont toutes arrivées et il m'expose le truc simplement.

On connaît tous Hugues. Il a bien souvent joué pour le Festival. On sait qu'il aura besoin de temps pour son filage, ce qui est normal. On prend donc une décision, à notre grand regret : passer la vidéo. Et on sait que ça ne va pas plaire à Hugues : il a répété et tout. Mais on sait aussi que c'est un pro et qu'il comprend les contraintes techniques.

Gérard lui laisse un message. Et ça aurait dû en rester là.

Mais non : de son côté, sans nous le dire, la FFAP a décidé qu'au gala d'ouverture il y aurait un hommage appuyé à Pierre : discours de Hugues et présentation du numéro. Je vous rappelle qu'à ce moment, c'est vrai, Serge était certainement resté sur l'idée qu'on retenait le numéro de Hugues pour le gala de notre choix. On avait même envisagé une intro au gala du samedi soir. Mais là nous on découvre que la FFAP a décidé et voté ce numéro pour lors de la cérémonie d'ouverture. Sans même nous en parler. Youpi.

A Serge je lui explique que ça va être compliqué. Que j'en parle aux responsables d'abord : Gérard pour la partie artistique, Yohann pour la partie plateau et Guillaume pour la partie régie. La réponse des 3 est unanime : ça n'est pas possible. On est vraiment coincés. Le palais ouvre à telle heure, on a temps de filages à faire qu'on estime à tant de temps : c'est juste pas possible.

Entre temps, et là tu vas éclairer ma lanterne, Serge m'annonce quand même, parce qu'il est resté sur l'idée que c'était un problème de moyens financiers, que la FFAP est disposée à mettre 3000 euros pour faire en sorte que ce numéro se fasse.

Ma réponse à Serge est simple : comment expliquer que, d'un côté, on me met une pression énorme pour ne pas perdre d'argent et que, de l'autre on puisse trouver comme ça 3000 euros ? Alors que par ailleurs, je pleure pour obtenir un TPE pour carte bancaire que je n'aurai jamais ?

Ma réponse a été celle-ci : j'ai dit à Serge que sur place, dans la salle, les seuls maîtres à bord seront l'équipe technique. Si Guillaume, Yohann, Steeve ou Pierre n'ont pas le temps de faire passer Hugues, il faudra respecter leur décision. Et qu'ensuite il serait de la responsabilité de la FFAP de faire jouer Hugues sans filage. Pas la mienne.

Donc je ne sais pas quel prétexte on t'a donné, Bernard, mais la raison est celle-ci : on n'avait pas le temps nécessaire pour faire les choses bien et il était hors de question d'envoyer Hugues au casse pipe. Hugues est un ami. Je lui ai expliqué ça. Gérard lui a expliqué ça. Je sais qu'il a été blessé, qu'il l'a mal pris et je le regrette vraiment. Mais il n'y avait rien ni contre Hugues, ni contre la FFAP. Juste une fausse bonne idée qui aurait dû rester anecdotique, comme il y en a eu tant d'autres au cours de ces deux dernières années.

Mais c'est super, j'adore ce message : les gens prennent conscience de l'envers du décor d'une organisation d'un Congrès FFAP. Honnêtement ? Je pourrais écrire un roman sur tout ça.

[Dominique MICHALET]

il y a 32 minutes, Woody a dit :

Je n'étais pas à St-Malo - à mon grand regret - mais, contrairement à ce que j'ai entendu dire d'autres congrès, celui-ci était particulièrement réussi (mes camarades congressistes ne m'en ont dit que du bien).

Les retours en temps réel furent à l'image des propos de tes camarades. 

 

[Woody (Philippe)]

Vincent D a dit "..." (je vais pas tout remettre z'avez qu'à lire la dernière intervention de Vincent).

Dom a dit "..." (pareil, c'est le message juste au dessus, tu peux quand même le relire, je vais pas le ré-écrire pasque t'as la flemme).

Et moi je leur réponds :  .

Modifié 14 octobre 2017 par Woody

[Claudemage SALONI]

Mort De rire,

Je me doutais bien du niveau informatique de la FFAP vu la réactivité du site, mais qu'il n'y ait pas de base de données pour un congrès ???????

Même nous aux 78 tours pour l'inscription aux festivals ont gére cela en ligne,

2000 spectateurs avec des dizaines de petits spectacles de 100 places maxi, avec paiement en ligne etc...

pour une association de 40 membres.....

Alors je ne comprends pas comment ont peut encore gérer une organisation du type de la FFAP, sans une informatique digne de ce nom à notre époque ??????

 

[Sophie (Mystère)]

Le 02/10/2017 à 23:34, tanhouarn a dit :

Même le Tanhouarn qui avait beuglé pour les pass journée et qui a été très bien accueilli

Merci à toute l'équipe !

Normal ... tu as vu l'accueil !!!!!!!!!!!!!!! Kénavo .... Tanhouarn 

[Frédéric DENIS]

Décidément je vais passer pour celui qui vient toujours te contredire vincent !

Mais bon ce n'est pas mon intention, c'est juste que j'ai une relativement bonne connaissance des organisation des congrès et des différents dossiers étant dans le bureau de la FFAP depuis Guy Lamelot (et pour ceux qui trouvent que ça fait long et ils ont raison... ce sont mes derniers mois)

Si William a réussi à te faire croire qu'il a réussi a obtenir l'idée auprès que la FFAP que les bénévoles ne payent pas c'est qu'il est un bon magicien !

Cela fait des années que cela ne se fait plus. C'est une règle qui reste dans le cahier des charges des congrès mais qui est obsolète. Déjà lors de notre congrès de 2002 nous ne l'appliquions plus et d'autres avant nous également. 

Il est évident qu'un bénévole qui travaille ne paye pas son congrès. A l'origine (déjà pour des raisons budgétaires) il était convenu que les bénévoles soient remboursés s'ils avaient réellement travaillé et si le congrès était bénéficiaire. Mais c'était une autre époque...

Pour le budget, j'ai mon avis la dessus mais je ne vais pas polémiquer maintenant.

Il y a d'autre choses qui m'étonnes lorsque tu dis que tout était à la main. Il y pas mal de temps maintenant (depuis 2010 et l'utilisation de dolibar) qu'il y a une base de données de tous les participants aux congrès et aussi de tous les prestataires (artistes, marchands, fournisseurs etc...)

On sait exactement qui a payé quoi et a quel moment il s'est inscrit et avec quel tarif. Tu n'as pas eu accès à Dolibar ?

Pour le plan de salle c'est bien au comité organisateur (celui qui a la connaissance des salles) de s'organiser comme il le veut et du coup d'informatiser comme il le peut. Par exemple utiliser ou recréer un plan de salle. C'est tellement plus pratique.

Oui nous avions un 2ème fichier autre que dolibar pour enregistrer les inscriptions (une base access qui a été réalisée me semble-t-il à Vannes et que Georges lebouedec nous avait transmis pour le congrès de 2002 et que nous avons repris pour 2016). Dolibar ne servant qu'au trésorier pour la gestion budgétaire. Le fait d'utiliser une base a permis et d'un plan informatiser de pouvoir contrôler les doublons et gérer au mieux tout cela. 

A l'époque j'avais aussi interroger Magali Maldera pour savoir ce qu'elle avait utilisé à Besançon. Ensuite au regard de tout ce que nous avions récupéré nous avons choisi ce qui nous correspondait le mieux. 

Du coup si vous n'avez pas utilisé l'informatique pour vous donner les moyens d'être serein c'est étonnant.

Pour les inscriptions ce serait effectivement + simple que tout soit sur le même site et tant qu'on y est que les frais paypal soit à la charge de ceux qui s'inscrivent et non en déductions de leur prix d'inscription car cela représente pas mal. 

Pour ceux qui nous lisent, cela coûte moins cher à l'organisateur que vous fassiez un virement ou que vous payez par chèque. 

Dolibar possède des modules payant que nous n'utilisons pas qui peuvent gérer les envoie de mails. Ceci dit la FFAP est doté d'un logiciel d'envoi de newsletter qui fonctionne pas mal.

Pour les marchands; il faut savoir que dans le temps leur tarif était global et que c'est à leur demande qu'il a été distingué le prix du stand et le prix de l'entrée il y a déjà pas mal d'année. Maintenant il faut je pense revenir à l'ancien système car effectivement leur dire qu'ils payent une entrée alors qu'ils ne voient rien du congrès est très "frustrant" et ils pensent se faire avoir. Si le tarif est global c'est moins gênant. Mais un stand a un coût pour l'organisateur de + en + important avec les tables / chaises / structure / électricité et tout le personnel que les centres des congrès ajoutent : chargé de sécurité / SIAP etc...

 

Frederic

 

 

[Francis TABARY]

Il est où le bon temps ou le congrés se passait dans les salons de l'hôtel Lutétia à Paris ?

Pas d'ordinateur et tout était cool et serein.  Ah l'avenir est beau avec tous ces ordinateurs qui compliquent les choses alors que ça devrait simplifier les tâches...vive le progrès !

[JacK BARLETT]

Il y a 2 heures, Francis TABARY a dit :

Ah l'avenir est beau avec tous ces ordinateurs qui compliquent les choses alors que ça devrait simplifier les tâches...vive le progrès !

 

 

JaB

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[Francis TABARY]

....et en plus, j'ai perdu 5 minutes à lire ton histoire de "Carglass"... trop drôle ! 

[Dominique MICHALET]

Il y a 1 heure, JacK Barlett a dit :

JaB

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Je profite de ton intervention pour te dire que ton livre est passionnant Jack

Pour information 

Délit de magie ! Explosif

Jack Barlett

RêVesÔlution 

Amitiés 

Dom 

PS: Et merci également Eflamm pour ce très bon conseil 

Modifié 15 octobre 2017 par Dom