51e FFAP à Saint Malo du 2709 au 011017

[Vincent DELOURMEL]

David,

Tu as entièrement raison : cette partie là, de cette façon, n'a pas été bonne.

Je vais expliquer les raisons : au départ, notre contrainte est budgétaire : on a un cahier des charges très dense avec un budget limité sur lequel on n'a pas vraiment de marge de manoeuvre. Je précise que le Congrès de Saint Malo est le premier via la structure Congrès (qui est une très bonne idée à mon avis) où nous ne pouvons faire entrer de l'argent que via les ventes d'entrées. On dépend donc quand même beaucoup (trop) du gala public.

A un moment donné, on voit bien ces dépenses qui dépassent les recettes. J'ai pris deux décisions :

1) Ouvrir le balcon supérieur où on ne voit pas bien pour y reléguer les bénévoles avec leur accord et récupérer des places pour les pass journées
2) Rendre l'espace supérieur le dimanche et faire la conférence de Luke Jermay dans l'auditorium.

Je récupère en gros 1500 euros de cette façon. Et je me donne la possibilité aussi de prévenir les entrées à la journée.

Les Mangeurs de Lapins, c'est 4h00 d'installation. Quand je leur dis qu'ils vont devoir faire ça en deux temps car on a une conférence, ils apprécient moyen. Là où je me retrouve face à un imprévu, c'est quand j'apprends que Luke Jermay a besoin d'une heure de préparation : je n'ai jamais reçu de fiche technique de Luke.

Du coup, le dimanche matin, c'est la gestion de cet espace qui pose problème : il faut éviter les tensions (il y en aura quand même), contenter tout le monde et faire en sorte que tout se déroule bien.

Sachant que derrière, nous, toujours pour équilibrer le budget, on a un gala public à refaire et on doit rendre la salle à 23h00 : sinon, là aussi, on paye des suppléments.

Donc les Mangeurs de Lapins, amputés d'une partie du temps de leur mise en place (ils sont arrivés à 7h30 ce jour là), ont besoin de retrouver ce temps quelque part. Soit environ 30 mn. La seule solution ? Pendant le gala de clôture.

Donc, pendant qu'on remettait les prix, les Mangeurs de Lapins terminaient leur installation et leur préparation.

Et on avait aussi cette seconde contrainte : commencer à l'heure pour démonter à l'heure et enchaîner sur le gala public.

Autre point négatif : j'apprends le matin le nombre de prix remis ; avec William on s'étaient mis d'accord sur une remise de prix de 40 mn. Je suis parti sur 45 mn. Derrière moi j'ai des gars qui sont calés pour tout le reste et pour respecter les horaires. Et quand je vois le nombre de prix (une vingtaine) je sais que ça va être super chaud. Je négocie avec tout le monde sur le plateau pour trouver une solution.

Voilà pourquoi on a fait ça comme ça ; normalement on aurait dû terminer évidemment par la vidéo de Arcachon mais juste pour vous dire que sur ce type d'événement il y a évidemment une partie qui se fait en totale réaction. On trouve la moins pire des solutions.

Mais je suis entièrement d'accord ; moi le premier je n'étais pas super rassuré de voir tout ce petit monde en bord de scène.

Une toute autre réflexion à ce sujet : distribuer autant de prix, à mon avis, dilue complètement l'impact du premier prix. Et ça devient illisible. C'est le choix de la FFAP, mais à mon avis il faudrait revenir à des fondamentaux : 3 prix max. Avec peut être une rapide interview du lauréat une mise en scène sympa etc.

La cérémonie de remise, malgré la pression énorme qu'on a mis à Serge (et il m'en excusera), a pris plus d'une heure.

Donc j'en reviens à ce que j'explique depuis le début : la gestion financière de ce Congrès est obsolète. On fait les choses à l'envers. Dans n'importe quel événement, on détermine le prix d'un ticket d'entrée sur une base prudentielle liée au remplissage (en général 60%). On définit de cette façon le tarif idéal. Après on peut ajuster : l'avantage avec le Congrès FFAP, c'est que le public est relativement connu, fidèle et on sait à peu près combien d'entrées il y aura (on est parti sur 650 puis 700).

Dans tous les cas, comprenez bien que les entrées du Congrès et des Marchands ne couvrent pas le coût final. Dans notre cas, même avec plus de 200 repas et plus de 150 pass magiques, on ne couvraient pas.

Pas de possibilité de subvention car nous n'étions pas en association : le Congrès de Saint Malo est géré par la structure Congrès, dépendant de la FFAP, à Paris.

La seule marge de manoeuvre : le gala public.

Saint Malo est une petite ville : on a fait venir plus de 300 personnes et oui, on aurait voulu (et dû) en faire venir au moins le double.

Fred annonce une recette gala public à Nancy de 13 000 euros. On a fait un peu plus de 8000. Sauf que Nancy et Saint Malo, ça n'est pas non plus la même densité. Et même à 13 000 euros de recettes, on ne couvrait pas les dépenses.

Conclusion : pour organiser sereinement ce type de Congrès, il faut revoir le coût et/ou le cahier des charges.

Ou alors profiter de villes qui offrent le Palais des Congrès (ou tout autre lieu).

C'est aussi une façon de vous dire que l'équipe de Saint Malo (CMB) a été formidable car malgré cette pression que nous avions tous, nous avons privilégié votre accueil et votre confort tout au long du Congrès.

Et l'occasion de rendre évidemment hommage à tous les anciens (et futurs) clubs organisateurs qui ont souvent dû faire preuve d'ingéniosité pour organiser ce moment.

Modifié 13 octobre 2017 par Vincent D.

[Calix]

Pouahh, quel stress.. J'imagine la pression, le stress, de l'équipe organisatrice. Chapeau à vous.

[Frédéric DENIS]

il y a 55 minutes, Vincent D. a dit :

Autre point négatif : j'apprends le matin le nombre de prix remis ;

 Et quand je vois le nombre de prix (une vingtaine) je sais que ça va être super chaud.

Une toute autre réflexion à ce sujet : distribuer autant de prix, à mon avis, dilue complètement l'impact du premier prix. Et ça devient illisible. C'est le choix de la FFAP, mais à mon avis il faudrait revenir à des fondamentaux : 3 prix max. Avec peut être une rapide interview du lauréat une mise en scène sympa etc.

Bonjour, 

 

Je vais juste répondre sur ma partie : les concours

Chaque année il y a le même nombre de prix donc ce n'est pas normalement une découverte.

La cérémonie se déroule en plusieurs phases. 

Les prix non FFAP : les 2 prix du CIPI (ils offrent des stages) / le prix gérard souchet (il offre un contrat / et parfois le prix FFFF. Le prix Ali bongo et parfois aussi remis lors de la cérémonie de clôture

Chacun y va de son petit mot donc ça prend quelques minutes par prix.

Cette année il y a eu la remise des spectacles de l'années 3 prix avec des extraits vidéos. Souvent cette partie n'est pas faite pendant le congrès et fait l'objet d'une cérémonie particulière. Pour moi cela n'a pas forcément sa place à ce moment là du congrès. 

Nouveauté 2017 il y a le trophée pierre brahma (trophée du public)

Ensuite c'est le palmares officiel des championnats de France  : cette année 12 prix + les 2 titres de champion de France. 

Faire juste 3 prix n'est absolument pas faisable. Il y a plus d'une dizaine de catégories possible avec dans chaque catégories la possibilité d'avoir des prix. N'oublions pas que ce sont les championnats de France FFAP et pas un concours régional et que nous appliquons aussi les critère FISM

Pour finir, l'année dernière nous avions prévu d'engager Enzo Weyne pour le gala de clôture mais au final nous n'avons pas pu le faire car il n'aurait pas eu le temps d'installer et répéter. Du coup notre choix d'artiste s'est fait en fonction du timing disponible. C'est la que ce n'est pas simple d'organiser car au dela des containtes financières et artistiques il y a plein d'autre facteurs à prendre en compte.

[Bernard GINET]

Vincent,

J'aimerais bien que toi qui a tant de solution, tu m'expliques comment la FFAP qui est une association loi de 1901, donc dispensée de TVA, peux récupérer une TVA à 20 % ?

D'autre part quand St Malo a accepté de faire le 51 E Congrès FFAP, tu t'es engagé sur un budget.

Personne ne t'as mis le couteau sous la gorge et c'est toi et ton équipe qui ont fait le budget prévisionnel voté lors de l'A.F. de la FFAP. Comment peux tu maintenant dire que c'était un budget irréalisable et que c'est normale de faire une perte de plus de 13 000 € qui met en danger l'équilibre financier de la fédération ?

Pourquoi après avoir dit oui à Hugues Protat pour faire le Numéro de Pierre Brahma en hommage a sa disparition lors du gala d'ouverture et avoir dit non 72 heures avant en donnant des prétextes qui ne tromperais pas un gamin de 5 ans?

Bernard GINET

Trésorier FFAP 

[Woody (Philippe)]

Bon alors moi je lis les réponses de Vincent, les interventions de Frédéric et patati et patata et, comme l'ami Calix, je (re)dis chapeau les gars (entendez par là, toute l'équipe organisatrice). 

Je n'étais pas à St-Malo - à mon grand regret - mais, contrairement à ce que j'ai entendu dire d'autres congrès, celui-ci était particulièrement réussi (mes camarades congressistes ne m'en ont dit que du bien).

Sinon, je sais plus si j'ai lu ou pas que les bénévoles de l'équipe organisatrice devaient payer leur inscription au congrès comme tout le monde. Si tel est le cas, budget ou pas, je trouve cela choquant. Tu sues sang et eau et en plus tu dois raquer ? 'tain... (et si ce n'est pas le cas, je vous prie de m'excuser, je n'ai rien dit..  ) .

W.

Modifié 14 octobre 2017 par Woody

[Vincent DELOURMEL]

Merci Woody !

Alors pour être tout àa fait clair : oui au départ les bénévoles devaient payer leur Congrès et certains l'avaient d'ailleurs payé. William a réussi à obtenir l'idée que les bénévoles de niveau 1, ceux qui s'investissaient depuis le début et durant tout le Congrès, soient invités. Merci à lui et du coup à la FFAP qui a accepté le principe.

Sinon, Bernard,

Alors techniquement, je ne me suis engagé sur rien car je n'ai absolument jamais rien signé. Aucun contrat avec la FFAP ne me lie, ni ne lie le CMB en aucune manière.

Le budget prévisionnel est une feuille de route et rien de plus. C'est pour ça qu'on appelle ça un prévisionnel. Pour tout te dire, quand j'ai dû présenter ce budget, je me suis retrouvé comme les autres avec un cahier des charges avec au final très peu d'infos. Ce qui fait que j'ai présenté un budget très irréaliste à moins de 130 000 euros. Budget revu et corrigé d'abord par William (qui connaît très bien tout ça) puis par Marc.

Donc déjà, si tu veux, en 2014, j'ai demandé pour m'aider les budgets et résultats des précédents congrès. Le fait est qu'il n'y avait rien. Donc, clairement, un budget à la louche, affiné par des connaisseurs (William suit les Congrès depuis plus de 10 ans). J'ai en effet approuvé : après tout, je découvrais et si William me disait qu'un Congrès c'était plutôt aux alentours de 180 000 euros, alors je ne pouvais que le croire. Avec à l'époque, cependant, Christophe Guedeu, comptable de métier, on a quand même remonté l'info que c'était quand même super chaud de fonctionner sur un budget qui s'équilibrait sur des prévisions maximales.

Mais, et là je te réponds, comme la FFAP s'engageait sur ce budget dans le sens où elle assumait les pertes, que de toute façon nous ne devenions que "organisateur" sous la responsabilité de la cellule, sans compte propre (je n'ai jamais eu ni de carnet de chèque, ni d'accès aux comptes du Congrès), on peut en déduire que la FFAP a engagé sa responsabilité sur ce budget, celui de son congrès. Et moi mon engagement a surtout été d'organiser tout ça dans le cadre d'un cahier des charges qui, rapidement, s'est avéré bien lourd. Et surtout sans procédure établie précise qui aurait permis d'économiser pas mal d'argent.

Mais ça, mon cher Bernard, tu ne le sais pas car tu as pris le train en route : il y a plus d'un an qu'on a tiré la sonnette d'alarme. Et qu'en effet on a fait des propositions. Parce qu'on voyait bien que même si on remplissait ça allait être super compliqué.

Et dis toi bien que ce budget a été calculé sur des chiffres qu'on nous a donné, à savoir qu'un congressiste rapportait 165 euros en moyenne. En réalité, plutôt 150 ou 155. Donc dès le départ, le prévisionnel est faux.

Alors moi je te pose une question toute bête : comment se fait-il qu'arrivé au 51ème Congrès, on ne sache pas exactement, au centime près, combien rapporte un congressiste ?

Concernant la TVA : ta question est intéressante, mais il y a deux choses :

- on a largement expliqué tout ça lors d'échanges avec la FFAP il y a un an. Tu n'étais pas là, mais j'avais fait faire une simulation via mon expert comptable, un peu spécialiste de l'événementiel, et on avait anticipé un gain potentiel de 10 à 20000 euros. La fourchette est large car on manquait d'éléments.

- une association par défaut est exonérée de TVA, notamment sur la partie non lucrative : les adhésions par exemple, censées couvrir les dépenses annuelles (budget à 0 en fin d'année). Dans le cadre d'activités lucratives, comme un Congrès par exemple où il y a bien une activité commerciale (on vend, on transforme etc), l'association est soumise évidemment à certaines règles d'impositions (qui peuvent varier). Surtout, elle peut faire le choix de TVA.

Ensuite, la TVA : elle n'est pas la même suivant si l'organisme commercialise des biens physiques (mugs par exemple) ou des événements. Dans tous les cas, il y a bien longtemps que la FFAP n'est plus une association à but non lucratif : sa boutique en ligne est bien le signe d'une activité commerciale. C'est une entreprise ! Qui cherche à faire du bénéfice : c'est exactement ce qu'on nous a demandé quand on a accepté d'organiser le Congrès : faire du bénéfice.

J'espère que ça répond à ta question ? Personnellement, et je l'ai dit et redit, c'est une erreur de ne pas choisir d'être soumis à la TVA dans le cas où on cherche à économiser, équilibrer ou carrément faire du bénéfice. Ne serait-ce que sur le gala public avec une TVA réduite et sur les galas qu'on pourrait décorréler du Congrès. Bon, il faut être honnête jusqu'au bout : c'est une autre gestion qui, quelque part, attire l'attention du Fisc. Potentiellement accepter l'idée d'un contrôle fiscal. Mais si la gestion est clean, pas de souci.

Et pour ta dernière question : non, personne ne m'a mis le couteau sous la gorge. Juste l'impression d'avoir accumulé des tas d'handicaps. Mais j'assume tout, pas de problème. Et dans tous les cas, nous sommes bien évidemment les premiers désolés des pertes liées à ce Congrès.

Pour tout te dire, nous nous faisions une grande joie d'organiser ce moment. Avec, sous la main, un panel de professionnels de l'événementiel :

- Dominique Harley, ancien dirigeant d'une boîte de com et d'événementiel
- Gérard Souchet, directeur du plus gros festival de magie français depuis 10 ans
- Yohann Gauthier, magicien professionnel, responsable plateau du dit Festival depuis longtemps
- Sylvain Guillaume, magicien professionnel
- Guillaume Lancou, Pierre Binard et Steeve, régisseurs lumière, son et général du Festival de magie
- Moi même, qui organise des événements professionnels depuis plus de 15 ans et accessoirement très impliqué depuis le début dans l'organisation du Festival de Gérard.
- Et le plus important, l'incroyable richesse du Cercle Magie Bretagne, avec des jeunes motivés, qui avaient envie d'apprendre, et des anciens prêts à s'investir. J'étais personnellement emballé de contribuer à la FFAP que j'ai toujours soutenue et défendue (enfin jusqu'à cette année )

Donc oui, clairement, perdre de l'argent est un bel échec pour nous. Mais la question qu'il faut se poser c'est : est-ce que ce Congrès pouvait en gagner ? Nous on a fait le max avec les moyens qu'on a eu à notre disposition.

Sérieusement, comment est-il possible aujourd'hui de faire des inscriptions à la main ? De placarder dans son salon un plan d'une salle et cocher les places réservées ? Et se retrouver chaque mois avec une différence quand on compare notre plan avec le nombre de places achetées que William lui, entre dans son logiciel Dolibarr ?

Comment est-ce possible, en 2017, de ne pas avoir à disposition une base de données complète et fiable des acheteurs des Congrès précédents ? Je sais que tu y travailles, et c'est une excellente idée. Mais enfin...

Comment expliquer que pour faire la promo du Congrès on doive s'appuyer sur un site Wordpress qui renvoie ensuite sur le site FFAP où se font les ventes ? Que de ce site on ne peut pas gérer une base d'emails automatiquement ? Alors que ça fait quand même plus de 15 ans qu'on sait faire des sites dynamiques ? Excuse moi, Bernard, mais la FFAP vit encore au 20ème siècle. Elle a raté le virage du 21ème. C'est sûrement pour ça que peu de jeunes s'inscrivent.

Pour conclure, si tu veux, d'un point de vue organisation, je crois qu'on a fait les choses comme il le fallait. Je pense aussi que nous sommes dans le prévisionnel des dépenses que la FFAP (et nous même) avions prévu. Mais que les recettes, notamment liées au gala public et aux entrées marchands, sur lesquelles nous n'avons malheureusement pas toutes les clés, n'ont pas été à la hauteur de nos prévisions (espérances). Les marchands par exemple : si certaines pointures n'ont pas voulu venir, ça n'est pas de la faute de notre organisation : ça n'est pas nous qui imposons l'achat d'un stand et d'une place au congrès malgré qu'on sait très bien qu'ils ne verront rien. Quand on appelle un marchand, que ce marchand nous dit que la FFAP c'est fini car pas rentable, que faire ? Malgré tout, je crois savoir que notre équipe s'est plutôt mise les marchands dans la poche. Tant mieux c'était la consigne.

Et pour terminer, comme ça tout le monde saura tout et c'est tant mieux, car je suis pour la totale transparence : tu me parles de Hugues. Et de prétextes de gamin. D'abord, cher Bernard, je pense que tu n'as pas les bonnes infos et je vais te les donner puisque je suis le seul responsable.

Quand Pierre est décédé, Gérard me suggère l'idée d'un hommage avec Hugues. Au même moment, Serge Odin me contacte pour la même idée. Je lui rappelle que nous n'avons plus de budget et je préfère que le Président FFAP contacte Hugues pour lui en toucher 2 mots. Ce qu'il fait. Là c'est à moi d'enchaîner et je contacte Hugues que je connais très bien. Il me dit que ça n'est pas simple car il faudrait qu'il retravaille ce numéro : mais il est emballé. Je lui parle dans tous les cas d'un plan B : une vidéo de Pierre Brahma.

Hugues est très occupé en ce mois de septembre : entre les obsèques de Pierre, l'équipe de France de Magie, il lui faut trouver du temps. Je viens aux nouvelles, je lui réitère l'idée que si ça n'est pas faisable, on part sur la vidéo.

J'apprends entre temps une contrainte que je n'avais pas prévue : des éclairages latéraux. Car bien évidemment, jongler avec des pièces avec un éclairage de face est impossible. Je me renseigne auprès de l'équipe technique : il ne nous est pas possible de démonter des éclairages sauf si on repasse par les régisseurs du palais : ça demande du temps et de l'argent. On n'a ni l'un, ni l'autre. Ou alors on réserve des éclairages en plus sur notre budget. Encore une fois, je n'ai plus de budget.

Avec Gérard on en parle et on cherche des solutions. Entre temps, Yohann, responsable plateau et en charge des filages des artistes m'informe qu'on est complètement ric rac en timing : les différentes fiches techniques sont toutes arrivées et il m'expose le truc simplement.

On connaît tous Hugues. Il a bien souvent joué pour le Festival. On sait qu'il aura besoin de temps pour son filage, ce qui est normal. On prend donc une décision, à notre grand regret : passer la vidéo. Et on sait que ça ne va pas plaire à Hugues : il a répété et tout. Mais on sait aussi que c'est un pro et qu'il comprend les contraintes techniques.

Gérard lui laisse un message. Et ça aurait dû en rester là.

Mais non : de son côté, sans nous le dire, la FFAP a décidé qu'au gala d'ouverture il y aurait un hommage appuyé à Pierre : discours de Hugues et présentation du numéro. Je vous rappelle qu'à ce moment, c'est vrai, Serge était certainement resté sur l'idée qu'on retenait le numéro de Hugues pour le gala de notre choix. On avait même envisagé une intro au gala du samedi soir. Mais là nous on découvre que la FFAP a décidé et voté ce numéro pour lors de la cérémonie d'ouverture. Sans même nous en parler. Youpi.

A Serge je lui explique que ça va être compliqué. Que j'en parle aux responsables d'abord : Gérard pour la partie artistique, Yohann pour la partie plateau et Guillaume pour la partie régie. La réponse des 3 est unanime : ça n'est pas possible. On est vraiment coincés. Le palais ouvre à telle heure, on a temps de filages à faire qu'on estime à tant de temps : c'est juste pas possible.

Entre temps, et là tu vas éclairer ma lanterne, Serge m'annonce quand même, parce qu'il est resté sur l'idée que c'était un problème de moyens financiers, que la FFAP est disposée à mettre 3000 euros pour faire en sorte que ce numéro se fasse.

Ma réponse à Serge est simple : comment expliquer que, d'un côté, on me met une pression énorme pour ne pas perdre d'argent et que, de l'autre on puisse trouver comme ça 3000 euros ? Alors que par ailleurs, je pleure pour obtenir un TPE pour carte bancaire que je n'aurai jamais ?

Ma réponse a été celle-ci : j'ai dit à Serge que sur place, dans la salle, les seuls maîtres à bord seront l'équipe technique. Si Guillaume, Yohann, Steeve ou Pierre n'ont pas le temps de faire passer Hugues, il faudra respecter leur décision. Et qu'ensuite il serait de la responsabilité de la FFAP de faire jouer Hugues sans filage. Pas la mienne.

Donc je ne sais pas quel prétexte on t'a donné, Bernard, mais la raison est celle-ci : on n'avait pas le temps nécessaire pour faire les choses bien et il était hors de question d'envoyer Hugues au casse pipe. Hugues est un ami. Je lui ai expliqué ça. Gérard lui a expliqué ça. Je sais qu'il a été blessé, qu'il l'a mal pris et je le regrette vraiment. Mais il n'y avait rien ni contre Hugues, ni contre la FFAP. Juste une fausse bonne idée qui aurait dû rester anecdotique, comme il y en a eu tant d'autres au cours de ces deux dernières années.

Mais c'est super, j'adore ce message : les gens prennent conscience de l'envers du décor d'une organisation d'un Congrès FFAP. Honnêtement ? Je pourrais écrire un roman sur tout ça.

[Dominique MICHALET]

il y a 32 minutes, Woody a dit :

Je n'étais pas à St-Malo - à mon grand regret - mais, contrairement à ce que j'ai entendu dire d'autres congrès, celui-ci était particulièrement réussi (mes camarades congressistes ne m'en ont dit que du bien).

Les retours en temps réel furent à l'image des propos de tes camarades. 

 

[Woody (Philippe)]

Vincent D a dit "..." (je vais pas tout remettre z'avez qu'à lire la dernière intervention de Vincent).

Dom a dit "..." (pareil, c'est le message juste au dessus, tu peux quand même le relire, je vais pas le ré-écrire pasque t'as la flemme).

Et moi je leur réponds :  .

Modifié 14 octobre 2017 par Woody

[Claudemage SALONI]

Mort De rire,

Je me doutais bien du niveau informatique de la FFAP vu la réactivité du site, mais qu'il n'y ait pas de base de données pour un congrès ???????

Même nous aux 78 tours pour l'inscription aux festivals ont gére cela en ligne,

2000 spectateurs avec des dizaines de petits spectacles de 100 places maxi, avec paiement en ligne etc...

pour une association de 40 membres.....

Alors je ne comprends pas comment ont peut encore gérer une organisation du type de la FFAP, sans une informatique digne de ce nom à notre époque ??????

 

[Sophie (Mystère)]

Le 02/10/2017 à 23:34, tanhouarn a dit :

Même le Tanhouarn qui avait beuglé pour les pass journée et qui a été très bien accueilli

Merci à toute l'équipe !

Normal ... tu as vu l'accueil !!!!!!!!!!!!!!! Kénavo .... Tanhouarn