Décidément je vais passer pour celui qui vient toujours te contredire vincent !
Mais bon ce n'est pas mon intention, c'est juste que j'ai une relativement bonne connaissance des organisation des congrès et des différents dossiers étant dans le bureau de la FFAP depuis Guy Lamelot (et pour ceux qui trouvent que ça fait long et ils ont raison... ce sont mes derniers mois)
Si William a réussi à te faire croire qu'il a réussi a obtenir l'idée auprès que la FFAP que les bénévoles ne payent pas c'est qu'il est un bon magicien !
Cela fait des années que cela ne se fait plus. C'est une règle qui reste dans le cahier des charges des congrès mais qui est obsolète. Déjà lors de notre congrès de 2002 nous ne l'appliquions plus et d'autres avant nous également.
Il est évident qu'un bénévole qui travaille ne paye pas son congrès. A l'origine (déjà pour des raisons budgétaires) il était convenu que les bénévoles soient remboursés s'ils avaient réellement travaillé et si le congrès était bénéficiaire. Mais c'était une autre époque...
Pour le budget, j'ai mon avis la dessus mais je ne vais pas polémiquer maintenant.
Il y a d'autre choses qui m'étonnes lorsque tu dis que tout était à la main. Il y pas mal de temps maintenant (depuis 2010 et l'utilisation de dolibar) qu'il y a une base de données de tous les participants aux congrès et aussi de tous les prestataires (artistes, marchands, fournisseurs etc...)
On sait exactement qui a payé quoi et a quel moment il s'est inscrit et avec quel tarif. Tu n'as pas eu accès à Dolibar ?
Pour le plan de salle c'est bien au comité organisateur (celui qui a la connaissance des salles) de s'organiser comme il le veut et du coup d'informatiser comme il le peut. Par exemple utiliser ou recréer un plan de salle. C'est tellement plus pratique.
Oui nous avions un 2ème fichier autre que dolibar pour enregistrer les inscriptions (une base access qui a été réalisée me semble-t-il à Vannes et que Georges lebouedec nous avait transmis pour le congrès de 2002 et que nous avons repris pour 2016). Dolibar ne servant qu'au trésorier pour la gestion budgétaire. Le fait d'utiliser une base a permis et d'un plan informatiser de pouvoir contrôler les doublons et gérer au mieux tout cela.
A l'époque j'avais aussi interroger Magali Maldera pour savoir ce qu'elle avait utilisé à Besançon. Ensuite au regard de tout ce que nous avions récupéré nous avons choisi ce qui nous correspondait le mieux.
Du coup si vous n'avez pas utilisé l'informatique pour vous donner les moyens d'être serein c'est étonnant.
Pour les inscriptions ce serait effectivement + simple que tout soit sur le même site et tant qu'on y est que les frais paypal soit à la charge de ceux qui s'inscrivent et non en déductions de leur prix d'inscription car cela représente pas mal.
Pour ceux qui nous lisent, cela coûte moins cher à l'organisateur que vous fassiez un virement ou que vous payez par chèque.
Dolibar possède des modules payant que nous n'utilisons pas qui peuvent gérer les envoie de mails. Ceci dit la FFAP est doté d'un logiciel d'envoi de newsletter qui fonctionne pas mal.
Pour les marchands; il faut savoir que dans le temps leur tarif était global et que c'est à leur demande qu'il a été distingué le prix du stand et le prix de l'entrée il y a déjà pas mal d'année. Maintenant il faut je pense revenir à l'ancien système car effectivement leur dire qu'ils payent une entrée alors qu'ils ne voient rien du congrès est très "frustrant" et ils pensent se faire avoir. Si le tarif est global c'est moins gênant. Mais un stand a un coût pour l'organisateur de + en + important avec les tables / chaises / structure / électricité et tout le personnel que les centres des congrès ajoutent : chargé de sécurité / SIAP etc...
Frederic