Suite à l'article de Michel, je lui ai posé des questions pour aller plus loin dans ce que je vraiment très bon dans l'organisqtion de cet évènement (et jque j'aimerai donc voir dans tous les congrès) :
Les notes de conf sont-elles distribuées juste à la fin de chaque conférence ou dès l'arrivée au congrès ?
Si c'est la 1ere solution, comment contrôlent-ils qui l'a déjà ou non ?
Magic a réussi à établir une organisation rigoureuse, mais qui sait rester amicale, notamment pour contrôler qui pénètre dans l'espace du congrès ou des marchands de trucs, dans une salle voisine. En effet Las Vegas regorge de magiciens tous super vedettes et qui voudraient tous profiter d'un passe-droit pour entrer gratuitement. Voici ce qui se passe en détail :
- A l'arrivée tout le monde se présente et reçoit les documents du congrès, dans un sac de toile forte ( qui pourrait contenir un PC portable), au logo de MAGIC cette année.
Le badge est le nom du congressiste provisoirement imprimé sur une carte blanche glissée dans l'étui plastique traditionnel.
Le jour de l'arrivée, et le lendemain, tout le monde fait la queue, à côté de la réception du congrès pour se faire photographier dans un studio temporaire super équipé et informatisé : parapluies de photographe, fond vert clair qui deviendra orange sur la photo finale, tables de matériel sur lesquelles les opérateurs (photographe et homme de la vidéo) visionnent sur un moniteur avec le client l'image qui vient d'être prise. Les ratés, yeux fermés, reflets etc. sont refaits avant même le tirage papier.
Le photographe a saisi dans la machine le nom de chacun (repris sur le carton provisoire) qui est incrusté dans le portrait à la place voulue et dans la proportion souhaitée. Et, trois minutes après tout ça, chacun repart avec la photo, tirée sur un véritable papier argentique, sur son badge.
Ensuite tout est organisé de la même façon. Après l'accueil des congressistes pour lequel toute l'équipe de Magic est en ligne pour serrer la main de tout le monde on pénètre dans la salle où Stan Allen, John Moehring et leur équipe vont souhaiter la bienvenue.
- A l'entrée de la soirée cocktail une enveloppe est distribuée avec les douze mêmes reproductions de couvertures passées du magazine, et que chacun va essayer d'échanger, comme je l'ai déjà expliqué.
- A l'entrée de la salle de conférence une personne remet à chaque participant une feuille -perforée pour être insérée dans la reliure remise au début du congrès et qui contenait déjà quelques pages de bienvenue- Il s'agit de l'introduction à la séance, d'environ 2 heures, avec les noms des conférenciers, leur photo et quelques lignes de présentation.
Les notes proprement dites, avec rappel de chaque exposé ou description détaillée de routines, dessins, photos, ne sont remises qu'à la fin de chaque conférence, qui regroupe deux ou trois interventions d'environ 30 à 50 minutes.
En principe les préposés à la distribution des notes n'en remettent qu'un exemplaire par personne. J'ai pu, le lendemain, faire admettre que Donna ne pouvait pas toujours être là aux aurores, et avoir les notes pour elle.
De toutes façons ce n'est pas grave, les notes des jours précédents sont distribuées ensuite libéralement aux absents, ou aux maladroits qui auraient fait tomber du café sur une feuille, ça m'est arrivé !
De même le programme du premier gala était distribué le lendemain matin.
Ce n'est que pour le gala final que j'ai pu obtenir de John Moehring le nom des artistes, par Internet le jour suivant, pour compléter mon article. Sympa, il n'avait sans doute pas que ça à faire !
En fait Stan Allen annonçait, dans le magazine précédent, que le congrès allait être complet sans qu'aucun détail, ni nom d'artiste, ne soit donné à l'avance.
Donc tout est sympa et la confiance règne, après le contrôle rigoureux des entrées, y compris pour l'espace marchands, par un ou deux employés de l'hôtel.
Les locaux de l'Orleans, bien groupés, facilitent ce contrôle. Seuls les deux galas de scène ont eu lieu dans la salle de théâtre de l'hôtel, avec billets pour chacun dans l'enveloppe du congrès.
Toutes ces idées vont-elles donner de l'inspiration aux futurs organisateurs de congrès ? Allez-y, Magic aura sûrement trouvé autre chose la prochaine fois.
Michel Fontaine
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Si vous avez des questions sur l'organisation de cet évènement (voir CR Magic Live 2004), posez vos questions !