Un oeil d’organisateur du 34e Congrès AFAP 2000

Dates : du 2 au 5 Novembre 2000
Coordonnées : Palais des Congrès
Issy les Moulineaux

C’est passé… bien ou mal mais c’est passé, l’heure des bilans arrive : les grincheux croisent les éternels insatisfaits, les contemplatifs croisent les gais lurons, les angoissés les stressés, et les positifs ceu qui se promettent d’être les premiers l’année prochaine ….

Avant toute chose j’aimerai répondre a quelques questions  qui m’ont été posé durant ces 3 jours et surtout essayer de vous montrer l’envers du décor.

    Comment se prépare un Congrès ? qui ? et comment ?

Sachez qu’il n’existe pas de comité d’organisation officiel, il y a seulement quelques bénévoles qui veulent bien se donner un peu de peine et sacrifier leur temps libre pour cette manifestation.

Ces bénévoles c’est vous, moi, une bande de copain,  des  volontaires qui remontent les manches, pas un seul professionnel du spectacle chez nous…, pas un machiniste, …nous avons tous un travail, une famille, des emplois du temps complets ….mais une passion : La magie.

    Alors chacun suivant son domaine de compétence ou de connaissance amène sa pierre à l’édifice, certains contactent les artistes, les autres s’occupent des négociations, un du programme, l’autre enregistre les inscrits…

On partage nos angoisses, nos joies, les incertitudes, les désespoirs, les échecs… les artistes que l’on arrive plus à contacter, qui ne répondent pas, ceux qui ce sont rétractés, les indécis … ceux qui ne viendront jamais…. et pour plus de 20 artistes présents il faut pratiquement 100 contacts… et 1 an de préparation.

Et une fois que ceci est à peu près organisé, il y reste aussi :

• le logo à dessiner,
• les badges à préparer,
• les billets à imprimer,
• les marchands à contacter,
• les mallettes à acheter,
• les sponsors à décider,
• les budgets à respecter,
• les volontaires à trouver,
• le jury à organiser,
• les hôtels à réserver,
• les artistes à aller chercher,
• les inscrits à informer,
• les réservations à envoyer,
• le traiteur pour manger,
• les pompiers à informer,
• la sécurité à confirmer,
• les conférences à  planifier,
• la caméra à essayer,
• le plateau à faire répéter,
• les coulisses à débarrasser,
• la musique à trouver,
• les ballons à gonfler,
• les horaires à respecter,
• l’accueil à déstresser,
• ….et tous les verbes du premier groupe peuvent ainsi être conjugués jusqu’à l’infini …..

Une équipe c’est simplement

Jo MALDERA et Jean-Philipe LOUPI sont à Grenoble, Joël et Philippe dans le Nord, Guy et moi même sur Paris… alors merci : aol. wanadoo… Virtual pour la pub !! Et merci aux membres du Club de Seine et Marne qui sont venus en nombres, avec sourire, sérieux et dynamisme pour nous prêter mains forte .

Alors : bienvenue à vous l’année prochaine ?

Mais un Congrès c’est aussi :

• 24 m 3 de mallette,
• 330 kilos de revue Afap,
• 12000 photocopies,
• 4 palettes de tours de magie,
• 8000 porte clé,
• 6000 stylos,
• 5000 blocs papier,
• 2500 programmes, 2000 tickets de métro,
• 1200 magiciens à déplacer au théâtre Mogador,
• 1000 heures de connections Internet,
• 400 repas jours,
• 70 marchands,
• 40 bénévoles,
• 30 concurrents,
• 25 artistes,
• 8 heures de sommeil sur 3 nuits pour monter une vidéo de 12 minutes … et
• des dizaines d’intra veineuses de café !!

Les nouveautés ?

Nous avons voulu surtout mettre en place quelques idées de longue date : des feuilles pour noter le passage des concurrents, le prix du public, une soirée ” Passe Magique ” pour se retrouver autour d’un verre et d’un jeu de carte, une vidéo complète du Congrès pour nos vieux jours, la remise des prix en rétro projection, une montre souvenir, une soirée d’ouverture au Brazil coloré et dénudé, un petit cadeau (boite à carte de visite ) original …et surtout un deuxième spectacle ou la performance d’ Arturo Brachetti à été saluée par tous !

Je pense sincèrement que ceux qui ont enchaîné : Brazil, Brachetti, Gala des Magiciens, de close up, et de fermeture ….ont quand même eu quelques points de satisfactions !!

Mais ça ne reste qu’un avis personnel …

Pourquoi certains n’ont pas pu s’inscrire le jour même ?

Complet, c’est sûrement le seul mot que nous n’aurions jamais souhaité vous répondre …

MAIS COMPRENEZ :

La salle de l’auditorium fait 980 places assises… nous étions le vendredi matin plus de 1100 magiciens ….

Comment placer tout le monde ?

Trouveriez vous normal d’être inscrit depuis un an et passer le gala d’ouverture assis sur les marches parce qu’il n’ y a plus de place assise ? et pourtant certains peuvent en témoigner …

Avez vous déjà vu beaucoup de conférence de cartes avec 180 personnes dans une salle, et 200 bloqués dans l’escalier ?

Connaissez vous beaucoup de Congrès ou il à fallu multiplier par 2 le nombres de conférence initiales ?

Et vous vous doutez évidement que la sécurité interne du Palais des Congrès ne nous permet pas non plus de faire n’importe quoi.. imaginez un incident majeur, une évacuation à réaliser …heureusement rien de tel, mais personne n’est à l’abri.

Nous sommes nous aussi à l’heure des comptes, et je puis vous assurer que nous avons dépassé tous les pronostics les plus ambitieux. Mais nous aurions pu faire bien mieux dans pleins de domaines …

Mais moi aussi j’ai une question, à vous qui faites parti des 100 personnes arrivants la fleur au fusil :

Pourquoi ne pas vous être inscrit avant ? (ou au moins réserver  )

Vous devez savoir qu’un Congrès se prépare, s’organise, s’anticipe, que les budgets dépendent uniquement des entrées payantes, alors pourquoi ne pas nous AIDER dans cette démarche, n’auriez vous donc jamais rien organisé dans votre vie ? lors de votre mariage si 50 personnes arrivent sans prévenir ….

J’attends vos réactions : rassurez vous  je ne suis ni rancunier, ni susceptible, mais j’aimerai moi aussi comprendre ce qui vous incite à une telle démarche ?

Comment voulez vous que l’on respecte des horaires si 5 personnes veulent s’inscrire au Concours de cartes le jour même ? (5 personnes c’est une heure de retard sur le programme !)  ne me dites pas que si vous avez l’intention de vous présenter vous y avez réfléchi la veille !!

Nous avons besoin de vous, mais nous avons surtout besoin de savoir si vous venez !!

C’est une clef  essentielle de réussite !!

Par pitié ne nous mettez pas dans le même embarras pour le prochain Congrès ! A bon entendeur ……..

Nos méa-culpa ?

Rien n’est parfait heureusement, et nous avons évidemment bien besoin de nous professionnaliser dans bien des domaines :

Un regret majeur est d’avoir eu une salle bien trop longue, et sur les 36 rangées, seul les 20 premiers rangs ont vu dans de bonne condition le Gala des magiciens, nous nous en excusons et nous retiendrons la leçon pour la fois prochaine. Le choix des numéros est de notre fait et nous n’avons à mon sens pas anticipé ce phénomène.

Nous ne chercherons aucunes excuses, mais il est vrai que sur tous les numéros à ” volume ” contactés aucun n’ était libre à cette date.

Un manque de signalétique qui a promené les congressistes du haut en bas …savez vous qu’il y avait plus de 150 flèches directionnelles ? …mais beaucoup trop petites pour l’événement.

Une cafétéria un peu laborieuse, qui pourtant à l’habitude de travailler au PACI.

Une vidéo projection défaillante lors du PASSE, des policiers un peu zélés qui nous verbalisent toute la journée, (malgré une autorisation préfectorale), le chauffeur de bus qui ne connaît pas Paris, et quelques ” incendies ” dû a l’affluence qu’il à fallu gérer au mieux….

Pour les autres doléances …..je vous laisse soin de remplir les lignes ………

Des satisfactions ?

Il est encore un peu tôt pour faire un tour d’horizon complet, et puis il n’est pas dans nos habitudes de s’auto congratuler pour le bien fondé de tels ou tels choses, nous avons eu beaucoup de messages de soutien et d’encouragement, nos invités de la Fism ont passés ” Uné agréable Congrèsse de la Magic “ et nous donne rendez vous à la Haye dans 3 ans !

Et un message de Jean–Jacques Sanvert (qui n’as pas réputation  d’être forcement tendre) pour nous dire qu’il avait pris beaucoup de plaisir sur ces 3 jours !

Et surtout l’assurance que l’on peu organiser grâce aux nouveaux moyens de communications (Internet, réunion téléphonique, etc …) des manifestations nationale.

Maintenant la parole est dans votre camp, nous avons nous aussi besoin de vos avis …

Des anecdotes….

On gardera les moments de sueurs froides pour nous, sinon vous prendriez peur !

Mais comment ne pas sourire à Lennart Green qui prenant le taxi à 2 heures du matin demande,” Je voudrais allez à l’ hôtel Ibis  ” (il n’y en a que 30 sur Paris …), ne pas stresser quand le même Lennart dort profondément alors que tout le monde l’attend pour sa première conférence, ne pas pâlir alors que Romaric est coincé dans les embouteillages et qu’il y a 200 congressistes assis dans la salle,
ne pas fléchir alors que le laser tombe en panne 2 minutes avant le gala d’ouverture, ne pas gronder alors que Air France à égaré ses bagages de Greg Wilson, ne pas s’évanouir alors que la vidéo des artistes primés n’est pas fini de monter 2 minutes avant la retransmission, et puis des moments d’émotions lorsque John Carney se propose de faire 10 minutes de magie lors du Passe parce qu’il trouve la soirée sympa, et qu’il à envie de participer,

 Alexandra qui angoisse de passer devant des magiciens, Arturo qui regrette de ne pouvoir donner lui même les coupes aux magiciens parce qu’il double le dimanche après midi… et puis tous ces souvenirs qui nous emplissent la tête, et qui malgré les hauts et les bas nous font dire, merci d’être venu et … à l’année prochaine !!

Il y aurait encore bien des choses à raconter …..mais maintenant c’est à vous de jouer !!

Et merci à VIRTUAL pour la publicité et les informations du Congrès au jour le jour …

Amitiés.

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